Realizar um evento presencial pode ser uma das estratégias mais eficazes para fortalecer a imagem de uma marca, aumentar o engajamento do público e criar oportunidades de networking valiosas. No entanto, o sucesso em realizar um evento presencial depende de planejamento, execução impecável, além de estratégias de marketing que possibilitem o resultado desejado: casa cheia.
Hoje, exploraremos cada uma dessas etapas em detalhes, fornecendo um guia completo para você aprender como criar, vender e realizar um evento presencial de sucesso. Vamos nessa?
Etapas de Planejamento para realizar um evento presencial
Defina seus objetivos:
O primeiro passo para realizar um evento presencial é definir claramente os objetivos. Pergunte-se o que você deseja alcançar com o evento. Por exemplo, alguns objetivos comuns incluem:
– Aumentar a visibilidade da marca: Usar o evento para destacar sua empresa e seus produtos.
– Gerar leads: Captar informações de contato dos participantes para futuras estratégias de marketing.
– Educar o público: Oferecer conteúdo valioso que ajude a resolver problemas ou a melhorar habilidades específicas dos participantes.
– Fidelizar clientes: Criar uma experiência memorável que fortaleça a lealdade do cliente.
Delimite seu Público-Alvo na hora de realizar um evento presencial:
Identificar quem é seu público-alvo é crucial para direcionar todas as outras etapas do planejamento. Considere fatores como idade, interesses, localização geográfica, setor de atuação, entre outros.
Escolha o Tema e o Formato:
O tema do evento deve estar alinhado com os interesses e necessidades do seu público-alvo. Além disso, o formato do evento (conferência, workshop, seminário, feira etc.) deve ser escolhido de acordo com o tipo de conteúdo a ser apresentado e com a dinâmica desejada.
Escolha o Local:
A escolha do local é um dos fatores mais críticos ao realizar um evento presencial. Você deve considerar aspectos como:
– Capacidade: O espaço comporta o número de participantes que você espera?
– Acessibilidade: O local é de fácil acesso para o público-alvo? Possui acessos para pessoas com deficiência?
– Infraestrutura: O espaço oferece toda a infraestrutura necessária para o bom funcionamento do evento (Wi-Fi, equipamentos de som e imagem etc)?
Caso a resposta para alguma das perguntas anteriores seja “não”, talvez você precise repensar o endereço do seu evento.
Defina o Orçamento:
Um orçamento bem definido ajuda a garantir que todas as despesas sejam previstas e controladas. Inclua no orçamento tópicos como aluguel do espaço, equipamentos e materiais, publicidade e marketing, honorários de palestrantes e facilitadores, entre outros gastos previstos (e imprevistos).
Capriche nas Vendas e no Marketing para realizar um evento presencial
Para vender ingressos e garantir a presença de um público relevante e aquecido, é fundamental desenvolver uma estratégia de marketing abrangente. Aqui estão algumas dicas para promover seu evento:
Marketing de Conteúdo:
Crie conteúdos de valor, que agreguem informações importantes e despertem o interesse do público. Isso pode incluir escrever artigos relacionados ao tema do evento em um blog, produzir vídeos promocionais ou entrevistas com palestrantes para aquecer o público, oferecer webinars gratuitos como uma amostra do conteúdo que será apresentado no evento, e muito mais.
Redes Sociais:
Você também deve usar as redes sociais para aumentar a visibilidade do seu evento. Por exemplo, crie eventos no Facebook e LinkedIn, convidando seus seguidores e incentivando-os a compartilhar; use plataformas como Facebook Ads e Instagram Ads para rodar anúncios pagos e segmentar seu público com precisão; engaje com o público respondendo a perguntas e interagindo com os interessados.
E-mail Marketing:
O e-mail marketing é uma ferramenta poderosa para promover seu evento. Algumas estratégias incluem enviar convites personalizados para sua lista de contatos, reforçar a comunicação com lembretes periódicos e oferecer conteúdos exclusivos para os inscritos, como e-books ou whitepapers.
Parcerias e Patrocínios é fundamental para realizar um evento presencial:
Busque parcerias com empresas e influenciadores que possam agregar valor ao seu evento. Faça isso oferecendo oportunidades de patrocínio em troca de exposição de marca e outros benefícios. E não esqueça que a GoExplosion é a sua parceira perfeita também na hora de produzir eventos presenciais.
Venda de Ingressos:
Existem diversas plataformas on-line que facilitam a venda de ingressos, como a Vendyno, por exemplo. Essas ferramentas oferecem recursos como gestão de inscrições, processamento de pagamentos e emissão de ingressos eletrônicos.
Ofereça Descontos e Promoções:
Incentive as inscrições antecipadas oferecendo descontos e promoções especiais. Dividir os ingressos por lotes também pode ser interessante. Afinal, isso não só ajuda a aumentar as vendas, mas também permite uma melhor previsão do número de participantes.
Capriche na Execução do Evento, que envolve:
A logística é a espinha dorsal de qualquer evento presencial bem-sucedido. Aqui estão alguns pontos importantes a considerar ao realizar um evento presencial:
Gestão de Inscrições:
Certifique-se de que o processo de check-in seja eficiente e bem organizado. Por isso, utilize ferramentas de gestão de inscrições que permitam um controle rápido e preciso dos participantes. A Vendyno também pode te ajudar nessa missão.
Equipamentos:
Garanta que todos os equipamentos necessários estejam disponíveis e em perfeito funcionamento. Isso inclui sistemas de som e imagem, microfones, projetores e/ou telões, computadores e rede Wi-Fi.
Equipe de Apoio:
Uma equipe de apoio bem treinada é essencial para garantir que tudo corra conforme o planejado. Por isso, defina claramente as funções e responsabilidades de cada membro da equipe.
Programação:
Elabore uma programação detalhada, incluindo horários de palestras, intervalos, atividades interativas e momentos de networking. Compartilhe a programação com os participantes antecipadamente para que possam se planejar e aproveitar seu evento da melhor forma possível.
Dê atenção ao pós-evento
Tão importante quanto a elaboração e execução do evento em si, é analisar como tudo aconteceu para conseguir fazer próximos eventos ainda melhores e mais inesquecíveis positivamente.
Coletar feedback dos participantes é essencial para avaliar o sucesso do evento e identificar áreas de melhoria. Envie pesquisas de satisfação e incentive os participantes a compartilharem suas opiniões.
Em suma, mantenha o relacionamento com os participantes mesmo após o evento. Envie e-mails de agradecimento, compartilhe conteúdos adicionais e informe sobre futuros eventos.
Depois dessa coleta de informações, faça um debriefing e analise os resultados alcançados em comparação com os objetivos definidos no início. Considere aspectos como: número de participantes, nível de satisfação do público, quantidade de leads gerados, ROI (retorno sobre investimento), entre outros dados.
Ou seja, realizar um evento presencial exige planejamento, dedicação e uma execução impecável. Em suma, seguindo os passos detalhados neste guia, você estará bem preparado para criar, vender e realizar um evento presencial de sucesso. Lembre-se de que cada evento é uma oportunidade única para conectar-se com seu público, fortalecer sua marca e criar experiências memoráveis.
